Эксперт Закупка

Компания ООО «Эксперт Закупка» предлагает следующие услуги в области управления закупками и снабжением:

Организация внешней службы закупок

Организация внешней службы закупок

Организация внешней службы закупок является классическим примером аутстаффинга в сфере закупок, т.е. работу выполняют не штатные, а сторонние специалисты, обладающие необходимыми профессиональными знаниями и навыками.

 

Удобство применения данной услуги заключается в том, что Клиент с первых дней сотрудничества получает профессионального Закупщика. Причем работать этот профессиональный Закупщик может как на территории Клиента, так и на территории специализированного центра.

 

Т.о. нет необходимости проходить тернистый путь проб и ошибок на пути организации и совершенствования системы закупок: мы сразу предложим Вам отработанные процедуры закупок с полным пакетом регламентирующих и отчетных документов (регламент по закупкам, должностные инструкции Закупщиков, типовые формы отчетов по работе отдела закупок).

 

Услуга по организации внешнего отдела закупок включает:

1. Блок организации системы закупок:

  • разработка, внедрение и сопровождение бизнес-процесса «заявка - заказ - поставка», оптимального для структуры организации и типа бизнеса;
  • разработка, внедрение и сопровождение регламента по закупкам, должностных инструкций закупщиков, унифицированных форм для работы закупок.

2. Блок операционного планирования закупок:

  • взаимодействие с отделом продаж с целью определения потребности в ресурсах;
  • взаимодействие с производством с целью определения очередности поступления ресурсов;
  • финансовое планирование закупок на основе плана продаж и плана производства.

3. Блок операционной работы закупок:

  • коммерческая работа по поиску поставщиков и достижению лучших условий работы;
  • подготовка и согласование договоров поставки;
  • размещение и сопровождение заказов на поставку;
  • взимодействие с производством и финансами по срокам поставки и оплаты товаров и услуг;
  • рекламационная работа с поставщиками;
  • контроль дебиторской и кредиторской задолженности по поставщикам.

4. Блок анализа и отчета по закупкам:

  • АВС-анализ и XYZ-анализ закупок;
  • аналитика изменения цен на товары и услуги группы А;
  • аналитика складских остатков и оборачиваемости склада;
  • разработка стратегии закупок по категориям товаров и услуг группы А;
  • отчет по достижениям закупок (экономия денежных средств, хеджирование закупок, привлечение новых поставщиков, снижение складских остатков и неликвидов).
Аудит закупочных цен

Аудит закупочных цен

Услуга "аудит закупочных цен" подразумевает под собой проверку актуальности цен закупки товаров и услуг Клиента.

 

Аудит закупочных цен целесообразно проводить в следующих случаях:

  • поиск возможностей снижения себестоимости продукции Клиента;
  • проверка эффективности работы внутренней службы закупок.

 

Услуга предлагается в трех вариантах "глубины" проработки:

  • Проверка закупочных цен на основе простых коммерческих запросов у трех ведущих поставщиков региона;
  • Проверка закупочных цен на основе запроса коммерческих предложений у расширенного списка поставщиков региона плюс простые коммерческие переговоры с тремя ведущими поставщиками по улучшению условий поставки;
  • Проверка цен согласно п.2 плюс продвинутые коммерческие переговоры, включающие личные встречи и "вхождение" в себестоимость поставщика для улучшения условий поставки.
Закупки ВЭД (внешне-экономическая деятельность)

Закупки ВЭД (внешне-экономическая деятельность)

Услуга "закупка по ВЭД (внешне-экономическая деятельность)" подразумевает под собой сопровождение закупок товаров и услуг от иностранных компаний, не имеющих коммерческих представительств в России.

 

Наши закупщики имеют опыт закупок из Европы и Азии.

 

Услуга "закупки по ВЭД" включает в себя:

  • поиск иностранного поставщика согласно техническому заданию Клиента;
  • коммерческие переговоры с поставщиком в интересах Клиента;
  • подбор и согласование с таможенными органами кодов ТНВЭД и проекта импортного контракта;
  • подготовку и согласование двуязычного импортного контракта;
  • оптимизацию транспортных схем поставки товара;
  • операционную работу по размещению и сопровождению заказа;
  • подготовку документов и сопровождение процесса сертификации товара.
Реализация неликвидов

Реализация неликвидов

Неликвиды - это, прежде всего, товарно-материальные ценности, которые в течение длительного времени не используются организацией в процессе работы и соответсвенно не приносят требуемой нормы прибыли. Практика отнесения ТМЦ к неликвидам в разных организациях разнится: для кого-то неликвид - это более трех месяцев хранения на складе, для кого-то - один год.

Существуют формулы, позволяющие определять эту границу на основании сравнения рентабельности продаж хранимого ТМЦ и альтернативой вложения денег.

Т.о. организация, прежде всего, должна определиться, что она будет считать неликвидом, и проанализировать свои остатки согласно этому решению.

 

Неликвиды появляются, как правило, вследствие системных ошибок в снабжении организации, поэтому начинать работать с ними надо прежде всего с устранения этих системных ошибок.

 

Как не банально это звучит, но именно правильный алгоритм заказа ТМЦ обеспечивает отсутствие неликвидов и здесь важны следующие моменты:

  • наличие и соблюдение регламентирующего закупки документа, где фиксируется кто, в какие сроки и как планирует и осуществляет закупку ресурсов для организации;
  • комплексное согласование использования ТМЦ в процессе производства с техническими и коммерческими службами;
  • реалистичное планирование потребления ТМЦ планово-экономическими службами и закупками;
  • наличие автоматизированной информационной системы учета ТМЦ, позволяющей минимизировать вероятность ошибки при расчете и заказе ТМЦ;
  • актуальность алгоритмов расчета размеров и периодичности заказа ТМЦ.

 

Второй частью работы по снижению уровня неликвидов является непосредственно сама реализации неликвидов с целью максимальной компенсации ошибок при закупке этих ТМЦ.

Здесь важно понять и принять тот факт, что реализация неликвидов, как правило, происходит ниже их закупочной стоимости и в режиме "рынка покупателя".

 

Наша компания предлагает комплексную услугу по реализации неликвидов:

  • оценка состояния склада и наличия на нем неликвидов;
  • анализ причин возникновения неликвидов и разработка мероприятий по предотвращению наращивания уровня неликвидов;
  • анализ путей реализации существующих неликвидов и оценка их эффективности;
  • непосредственная реализация неликвидов через ООО "Эксперт Закупка" или через ИП.
Автоматизация процессов закупки

Автоматизация процессов закупки

Закупки, как и многие другие процессы в организации, могут быть автоматизированы.

Скажем более, закупки - это тот процесс, который рекомендуется автоматизировать, т.к. он содержит элементы и связи между этими элементами, требующими точности учета, корректности в планировании и своевременности поступления.

 

Основой для автоматизации процесса закупок является, как правило, ERP-система организации, т.е. программный продукт, обеспечивающий управление ресурсами предприятия на основе сбора и учета данных по этим ресурсам. Также автоматизация возможна на основе CRM-систем с разной степенью интеграции с ERP-системой организации. Существуют упрощенные способы автоматизации процесса закупок, например, на основе таблиц данных Excel.

 

Несмотря на то, что современные ERP-системы предлагают достаточно развитые типовые решения по автоматизации процессов организации, достаточно часто, если не сказать всегда, возникает потребность в формировании "мостика понимания" между бизнесом и ИТ-разработчиком. Т.е. бизнес должен внятно и по возможности формализовано сказать, что ему надо, и ИТ-разработчик ответит, есть ли это в типовом функционале или нет, какими способами и насколько трудозатратно можно реализовать доработки в случае необходимости.

 

Специалисты ООО "Эксперт Закупка" имеют опыт по реализации проектов автоматизации процессов закупок и готовы помочь Вам понять Ваши потребности при автоматизации закупок, проверить, какие типовые возможности предлагает используемая в организации ERP-система и быть Вашим бизнес-лидером в случае доработок ERP-системы ИТ-разработчиком.

 

Итак, обычно необходимо пройти следующие этапы в случае принятия решения о автоматизации закупок:

  • встретиться и обсудить, что именно хотелось бы автоматизировать и почему;
  • составить модель "как есть сейчас" и "как должно быть";
  • проверить совместно с действующим ИТ-разработчиком, какие возможности типового функционала предлагает функционирующая ERP-система (... возможно, эти типовые возможности вполне закроют Ваши потребности, и это будет самым быстрым, дешевым и безрисковым в плане будущей отладки ERP-системы решением);
  • если типовой функционал устраивает, то его необходимо протестировать, вписать в существующие бизнес-процессы организации, обучить сотрудников работе по новому процессу и с новым функционалом системы, первое время сопровождать правильность и корректность работы;
  • если же типовой функционал не устраивает или не устраивает в полной мере, то необходимо обсуждать с ИТ-разработчиком возможности, определяться по возможностям бюджета, выбирать свой вариант и запускать проект автоматизации процесса закупок (техническое задание на реализацию доработок, план-график работ по разработке, тестированию, внедрению, обучению, контроля ... и т.д.)
  • далее, идет стадия реализации проекта.

 

Одной из часто встречающейся ошибок при автоматизации процесса закупок можно назвать отсутствие комплексного подхода к изменению, т.е. автоматизируется какой-то участок работы в отрыве от понимания общего процесса и перспектив развития информационной системы организации. Понятно, что в скором времени приходит понимание, что это изменение было временным решением вопроса и по сути пустой тратой ресурсов компании.

Анализ закупок

Анализ закупок

Заниматься анализом затрат надо, т.к. чтобы управлять закупками, их надо сначала понять.

 

Анализ закупок позволяет раскрыть структуру затрат и увидеть, на какие ресурсы и сколько компания тратит финансовых средств.

Как правило, базой для анализа закупок являются данные из ERP-систем организации. Поэтому, полнота, правильность и своевременность внесения данных в системы учета важны и определяют качество исходных данных для анализа.

 

На основе данных систем учета возможно сделать следующие анализы:

  • ABC-анализ закупок в разрезе номенклатур товаров и услуг, основанный на применении принципа Паретто, показывает на какие 20% затратных номенклатур приходится 80% финансовых расходов компании. Зная эти номенклатуры, будет правильным направить основные усилия закупщиков на работу именно над этими затратами: для таких приоритетных номенклатур необходимо разрабатывать стратегии по закупкам, привлекать для их закупок наиболее квалифицированных специалистов и пристально прослеживать динамику рынка.
  • ABC-анализ закупок в разрезе поставщиков показывает, каким 20% поставщиков компания платит 80% своих финансовых ресурсов. Понятно, что именно с этими поставщиками необходимо работать наиболее плотно над снижением издержек и развитием долгосрочных партнерских отношений.
  • XYZ-анализ закупок в разрезе номенклатур показывает, с какими отклонениями по количеству и с какой периодичностью закупаются эти номенклатуры. Товары группы X имеют стабильное потребление и могут планироваться с высокой точностью закупки в будущие периоды. Соответственно, по группе Х можно размещать заказы на перспективу, добиваясь при этом наилучших условий поставки.
  • Анализ динамики цен показывает тренд изменения цен по периодам и помогает отследить как сезонные изменения цен, так и общий тренд от года к году. Анализ динамики цен является хорошим дополнением к факторному анализу себестоимости товара, т.к. в дополнение к пониманию структуры себестоимости позволяет делать прогнозы цены с использованием формульного ценообразования.
  • Анализ складских остатков и оборачиваемости склада. Понятно, что складские остатки следует минимизировать и держать на уровне, обеспечивающем требуемый "уровень сервиса" для покупателей, а оборачиваемость склада необходимо увеличивать, минимизируя количество замороженных в складских остатках денег.

 

Также, очень полезным является анализ общей структуры закупок организации и ее сравнение с "лучшими практиками" по отрасли.

Так, анализ структуры закупок может раскрыть, почему общая себестоимость товара или услуги организации является сравнительно высокой, и указать, над сокращением каких расходов необходимо работать.

 

Одним из эффективных видов анализа является факторный анализ цены закупаемых товаров и услуг. Этот анализ применяется для товаров группы "А" и означает глубокое вхождение в понимание себестоимости товара продавца.

Так, понимая себестоимость товара продавца, можно не только предвидеть будущие изменения цены, но и прийти к формульному ценообразованию, когда цена автоматически регулируется при изменении ее составляющих, ускоряя договорную работу с продавцом и делая цены прозрачными.

 

Также, по запросу клиента возможно провести другие виды анализа в управлении закупками:

  • Анализ надежности поставщика (оценка благонадежности поставщика, доля поставок "точно в срок", количество и критичность рекламаций и другое);
  • Анализ эффективности работы службы закупок (доля поставок "точно в срок", количество контрактов на одного закупщика, достигнутая экономия и другое);
  • Анализ потерь в цепочке поставки товара в зоне ответственности отдела закупок.
Участие и организация тендеров на ЭТП (электронных торговых площадках)

Участие и организация тендеров на ЭТП (электронных торговых площадках)

В настоящее время значительно возросло число закупок, осуществляемых через электронные торговые площадки (ЭТП).

Так, государственные и муниципальные организации тому обязывает федеральное законодательство.

Крупные организации и группы компаний также приходят к тому уровню развития корпоративного управления, когда Тендерные регламенты обязывают отделы закупок размещать закупки свыше определенного лимита на ЭТП.

 

Поэтому, мелкому и среднему бизнесу есть смысл активно использовать этот канал для роста продаж или для оптимизации закупок.

Наши специалисты имеют опыт как участия, так и организации торгов на ЭТП ("Сбербанк-АСТ", "Фабрикант", "X5-Retail Group).

 

В случае участия в электронных торгах мы предоставляем комплексную услугу по регистрации на ЭТП, отслеживанию нужного тендера, подготовке к тендеру, загрузке необходимых документов, непосредственно торгу в режиме онлайн, регистрации финального коммерческого предложения.

 

В случае организации тендера на ЭТП мы поможем также выбрать ЭТП, зарегистрироваться, подготовить тендерную документацию, провести сам тендер и зафиксировать его результаты.

Аудит поставщика и контроль отгрузки

Аудит поставщика и контроль отгрузки

Наши специалисты имеют опыт по аудиту поставщиков и контролю качества отгрузок.

 

Первоначально поставщик анализируется на основе данных бухгалтерсого учета и деловой репутации на рынке (данные системы СПАРК, отзывы и другая информация в сети интернет).

 

Аудит поставщиков может подразумевать также выездную проверку на территорию поставщика в ходе которой проверяются:

  • реальность существования поставщика;
  • наличие у него материальных и трудовых ресурсов для выполнения Ваших заказов;
  • наличие у поставщика систем контроля качества продукции;
  • правильность организации труда на производстве и при отгрузке;
  • оценка рисков срыва поставки.

 

Под контролем отгрузки подразумевается сюрвейерская услуга, т.е. выезд к поставщику или его транспортной компании для контроля отгрузки товара и его качественно-количественных характеристик: наш специалист на месте проверяет соответствие качества отгружаемого товара заявленному, качество упаковки и ее достаточность для транспортировки, количество упаковочных мест, правильность оформления сопроводительных документов.

Маркетинговые исследования ресурсов компании

Маркетинговые исследования ресурсов компании

Услуга "маркетинговые исследования ресурсов компании" подразумевает под собой исследование регионального рынка товаров и услуг на предмет наличия, качества и средних цен.

 

Маркетинговые исследования целесообразно проводить в следующих случаях:

  • выход на рынок с новым товаром или услугой и необходимость правильно оценить будущую себестоимость;
  • развитие организации и необходимость расценить стоимость вложений в оборудование, склады, товары и услуги.
Организация тренингов для сотрудников службы закупок

Организация тренингов для сотрудников службы закупок

Имея обширный опыт в области управления закупками, специалисты ООО "Эксперт Закупка" проводят однодневные тренинги для сотрудников отдела закупок по следующим темам:

  • Управление закупками производственного предприятия;
  • Управление запасами производственного предприятия;
  • Переговоры для Закупщика.

Тренинги проводятся на территории Клиента или на арендованных площадях.

Принципы нашей работы:

1. Ориентация на потребности клиента

2. Деловая честность

3. Конфиденциальность